Оформление документов, подтверждающих соответствие оказываемых услуг

Сертификация услуг – это добровольная процедура, в ходе которой подтверждается их надлежащее качество и стабильность оказания. Оценка соответствия организуется по инициативе и за счет самой компании или ИП с целью оформления документальных подтверждений уровня сервиса, получения конкурентных преимуществ на рынке и стимулирования продаж. Проверка осуществляется в рамках российских или международных стандартов.

Посетите сайт https://eacaudit.ru/, для получения бесплатной консультации экспертов.

Обязательна ли сертификация услуг?

Процедура сертификации услуг носила статус обязательной до 2004 года. Далее в законодательство были внесены изменения, которые упразднили эту необходимость. Теперь обязательная проверка соответствия организуется только в форме лицензирования и проводится для следующих видов сервиса:

• медицинская помощь;
• косметология;
• пассажироперевозки;
• утилизация отходов 1-4 класса опасности;
• охранный сервис и т.д.

Для остальных видов сервиса оценочные процедуры проводятся исключительно по доброй воле компании или ИП. Они организуются в следующих целях:

• получение документального подтверждения качества услуг;
• получение права проставлять знак качества той системы, в которой проводилась оценка, в деловой документации и в рекламе;
• возможность отнесения предприятия к определенной категории (например, «люкс», «бизнес-класс»);
• стимулирования потребительского интереса к сервису компании;
• наращивание продаж и увеличение выручки организации;
• возможность сотрудничать с фирмами-страховщиками, производителями компьютерной техники и автомобилей и т.д.;
• возможность заключения контрактов с государственными предприятиями;
• получение преимуществ при участии в конкурсных процедурах;
• формирование положительного имиджа компании.

Проведение добровольной сертификации позволяет получить лояльное отношение со стороны контролирующих органов, упрощает обязательное лицензирование (если таковое требуется в конкретном случае).

Основные нюансы сертификации услуг

Предприниматель вправе сертифицировать услуги в рамках российских или международных стандартов. В первом случае оценка проводится в системах добровольной сертификации (СДС), которые зарегистрированы в РФ. Фирма или ИП может подтвердить соответствие одного или нескольких видов оказываемого сервиса согласно справочнику ОКПД.

Порядок оценки соответствия услуг определяется ГОСТ 54659-2011. Согласно положениям этого нормативного акта, используются следующие схемы проверки:

1. Схема №1 — предполагает проверку мастерства конкретного исполнителя: его знание нормативной документации, уровня квалификации. Используется в тех сферах, где результат работы зависит от конкретного человека (педикюр, массаж, частный кондитер и т.д.).
2. Схема №2 — предполагает оценку процесса работы компании: изучение нормативных документов, компетентность исполнителей, наличие материалов и оборудования и т.д. Используется при подтверждении соответствия салонов красоты, медицинских клиник, кафе и т.д.
3. Схема №3 — требует анализа состояния производства.
4. Схема №4 — предполагает проверку соответствия предприятия в целом: наличие системы менеджмента качества, условия обслуживания клиентов, выполнение положений нормативной документации, методическое, программное, материальное оснащение и т.д. Применяется при сертификации гостиниц.

Второй вариант подтверждения соответствия сервиса – сертификация системы менеджмента предприятия, которая проводится в рамках международных стандартов ИСО или их российских аналогов ГОСТ Р. В этом случае подтверждается, что модель управления предприятием отвечает международным требованиям, что, в свою очередь, гарантирует высокое качество результатов его деятельности.

Какая документация потребуется для оценочных процедур?

Чтобы пройти сертификационные мероприятия, предприниматели готовят следующий набор документации:

• заявку установленной формы;
• свидетельство о госрегистрации фирмы;
• свидетельство ИНН;
• устав организации;
• нормативную документацию;
• подробное описание характера деятельности;
• сведения и документы на используемое оборудование, расходные материалы, инструменты;
• штатное расписание;
• документальные подтверждения квалификации работников;
• документацию на используемые производственные площади;
• иное.

Дополнительно предприниматель в добровольном порядке вправе предоставить итоги социологических опросов, результаты проверок экспертов и органов власти и т.д. Эта документация может послужить основанием для сокращения объема и сроков проверки в ходе сертификационных процедур.

Как проходят сертификационные процедуры?

В общем виде работа строится по следующему алгоритму:

1. Предприниматель направляет заявку в сертификационный центр.
2. Эксперты проводят ее анализ, принимают решение об организации сертификации. Также они вправе запросить у бизнесмена дополнительные сведения.
3. Стороны проводят консультации, где обсуждают все аспекты дальнейшего взаимодействия, и заключают договор на оценку.
4. Предприниматель предоставляет полный комплект необходимой документации, а аккредитованный орган проводит ее проверку.
5. Экспертная группа выезжает на предприятие для организации проверки «на месте». По итогам выполненного контроля составляется акт оценки оказания услуг.
6. Аккредитованный орган подводит итоги оценки. Если ответ положительный, он оформляет сертификат и регистрирует в соответствующем реестре. Оригинал документа передается предпринимателю.

Срок действия добровольного сертификата определяется аккредитованным органом. Минимально он составляет 1 год, максимально – 3 года. Держатель проходит регулярный инспекционный контроль, который организуется не реже чем 1 раз в 12 месяцев.