Как пережить переезд офиса? Что делать с мебелью, оргтехникой и прочими вещами?

Офисный переезд – мероприятие крайне хлопотное, нервное и энергозатратное. Нужно заранее упаковать мебель, оргтехнику, найти транспорт и опытных грузчиков, составить план поэтапного или однодневного перевоза вещей. Плюс нужно разобрать шкафы, сложить мелкую мебель и наконец решить ряд организационных и бытовых вопросов, которые постоянно откладывались на «потом».

Основные этапы подготовки офиса к переезду

Без опыта справиться со столь хлопотной вещью как переезд будет очень непросто. Поэтому лучше заранее разбить процесс на несколько этапов:

1. Составьте детальный план коммерческого помещения. Сосчитайте количество рабочих мест, мебели и единиц офисной техники. На бумаге нарисуйте схему расположения перевозимых вещей в новом офисе. Проанализируйте вместительность кабинетов и сопоставьте их площадь с размерами мебели. Важно, чтобы «старый» офис вписался в новый метраж. В противном случае, есть риск возникновения проблем с размещением рабочих зон. Заранее пропишите, какое количество окон, дверей, розеток находится в посещении, и где именно они располагаются. Исходя из этого, вы сможете адекватно укомплектовать вещи для каждой зоны/кабинета еще до погрузки коробок.
2. Оцените масштабы перевозки. Нужно понимать объем перемещаемых вещей, чтобы правильно подобрать тип, грузоподъемность, вместительность и количество транспорта.. Если вы, например, меняете офис в пределах одного района или даже города, для решения поставленных задач хватит и одной малотоннажной машины, которая сделает 2 «ходки». Если же вещей много, и нужно будет совершить больше 4 рейсов туда-обратно, разумно арендовать сразу 2 авто. На дальние расстояния, в случае переезда в другой город, лучше выбирать автомобиль повышенной вместительности. Так вы сэкономите время и перевезете все вещи за один раз.
3. Наймите персонал. Перевозка крупногабаритной мебели и техники потребует привлечения специализированной бригады грузчиков. Заранее оцените, сколько предметов нужно вынести, чтобы нанять нужное количество работников. Команда займется разбором и выносом оргтехники, предметов мебели, правильно погрузит их и закрепит в салоне авто так, чтобы они доехали до пункта назначения в целости и сохранности. В «новом» офисе грузчики разгрузят машину и занесут все вещи в помещение. Некоторые компании даже предлагают в пользование собственную тару для перевозки мелких или хрупких вещей.
4. Разбор мебели. Переезд в новый офис не должен быть причиной ущерба старого оборудования. Чтобы мебель не пострадала в процессе перевозки, важно заранее вытащить полки и открутить дверцы шкафов. Если при переезде все же что-то сломается, вы сможете заказать ножки и опоры для мебели из дерева здесь – https://www.stavros.ru/products/mebelnye-nozhki. Постарайтесь демонтировать столешницы и боковые детали столов. Вытянутые гладкие конструкции нужно укладывать вертикально друг поверх друга и надежно фиксировать. Это обеспечит безопасность транспортировки и позволит избежать повреждений, сколов и трещин. Перемещение мебели в неразобранном виде – задача более сложная и рискованная. Вероятность, что часть вещей попросту придет в негодность после переезда максимально высока. Постарайтесь заблаговременно снять всю фурнитуру, полки и стеклянные конструкции, дверцы шкафов примотать к корпусу при помощи клейкой ленты.
5. Выберите упаковочный материал. Важно защитить оргтехнику и ценные вещи от грязи и влаги. Подумайте также о том, что на вещи может влиять высокая температура в кузове грузовика. Особенно актуально это для дальних переездов. Гладкие поверхности оберните стрейч-пленкой или гофрокартоном. Стулья и кресла лучше сложить один поверх другого и также обернуть пленкой.
6. Проставьте маркировку коробок. Пропишите обозначения, которые помогут быстро распределить вещи по нужным кабинетам или зонам. Грузчики намного оперативнее сориентируют, что и куда нести, если будут заранее знакомы с планом переезда. Вы же сократите расходы времени на распаковку всех вещей, повторную сборку мебели и ее расстановку.

Разумная экономия: что нужно учесть?

• Заранее изучите рынок. Промониторьте предложения транспортных компаний. Сравните цены, пакеты услуг, условия сотрудничества.
• Не экономьте на бригаде грузчиков. Профессионализм и слаженная работа ее участников сэкономит вам уйму денег и нервов, не сорвет сроки переезда и сохранит вещи невредимыми.
• Заключите договор с компанией-перевозчиком. Ваши права должны быть защищены. В случае если какое-то имущество будет повреждено в процессе переезда, исполнитель заказа возместит вам ущерб. Кроме того, не забудьте прописать в договоре сроки и условия реализации поставленных задач.
• Разработайте маршрут. Постройте путь, который позволит минимизировать количество рейсов и сэкономит бюджет на переезд.
• Застрахуйте груз. Если перевозчик не берет на себя эту задачу, займитесь вопросом самостоятельно. Позвоните в страховую компанию и выберите подходящий тариф.

Постарайтесь организовать переезд в выходной день и сделать все дела за одни сутки. В будние дороги переполнены машинами, а потому есть риск застояться в пробках или потерять кучу времени в тянучках. Суббота и воскресенье – спокойные дни без оживленного трафика, а потому вероятность успеть все за один раз гораздо выше. К тому же так вам не придется останавливать рабочий процесс, переводить сотрудников на удаленную работу и создавать себе дополнительные хлопоты.

О чем нужно позаботиться до переезда?

1. Проведите плановую инвентаризацию. Много времени эта процедура у вас не отнимет, зато позволит сэкономить уйму времени, сил и даже денег. Заранее сделайте опись техники, мебели, декора и других ценных предметов офиса.
2. Составьте список старых и более ненужных вещей. Продайте или утилизируйте предметы мебели, которые вы давно собирались обновить. Не перегружайте транспорт ненужным хламом, который все равно отправится в утиль или на Авито через неделю после переезда.
3. Разберите залежи расходных материалов и старой оргтехники. Отправьте на утилизацию поломанные принтеры, МФУ и сканеры, а новые запаски к ним – перепродайте. Воспользуйтесь услугами компании, которая занимается скупкой расходных материалов, например, https://kupimtoner.com/ и убейте двух зайцев сразу: сократите количество перевозимых вещей, верните часть средств, потраченных ранее на закупку непригодившихся расходников.
4. Соберите бумаги, у которых давно истек срок годности и отправьте в утиль или заархивируйте. Кстати, архив тоже стоит перебрать заранее. Если вы до сих пор не оцифровали его, самое время наконец заняться этим вопросом. Если времени на глобальную модернизацию нет, просто утилизируйте документы, которые уже можно не хранить, и освободите пространство.
5. Наймите клининг, который подготовит новое помещение к вашему приезду, а затем приберется на «старом» месте.

Подойдите к планированию переезда ответственно и серьезно. Выделите время на организацию данного мероприятия, и тогда все пройдет идеально.

(Пока оценок нет)

Поделитесь статьей в соц. сетях: