Положена ли компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году?

20.05.2019 Общество

В ходе исполнения служебных обязанностей у сотрудника организации может возникнуть необходимость применения собственного имущества, включая автомобиль, в рабочих целях. Такие ситуации могут появиться спонтанно или могут быть учтены и предварительно описаны в соглашении между работником и руководящим лицом организации, в которой он трудоустроен.

В обоих случаях на 2019 год владельцу машины полагается предусмотренная трудовым законодательством компенсация за использование личного транспорта в течение определенного срока в служебных целях. Выплаты также полагаются при управлении ТС по доверенности. Расчет суммы проводится в соответствии с законодательными нормами и степенью износа машины после эксплуатации.

Правовое обоснование использования личного транспорта в служебных целях и компенсации в 2019 году

Получение выплат за использование своей машины в служебных целях – право каждого официально трудоустроенного работника. Организации обязуются выплачивать определенную сумму, покрывающую затраты топлива и ремонта в соответствии с соглашением о компенсации.

Законодательная база

Законодательной основой для компенсации использования личного автомобиля в рабочих целях является Трудовой Кодекс РФ. Статьей № 188 устанавливается, что если работник организации использует свое имущество в целях работы и ставит в известность об этом своего работодателя, он может рассчитывать на компенсацию – выплату, которая может покрыть:

  • применение;
  • износ;
  • поломку.
Компенсация
Выплата возможна только в том случае, если подобные условия обсуждались заранее, а после были закреплены в трудовом договоре, и работодатель дал свое согласие.

В противном случае выплаты не полагаются, о чем свидетельствует Апелляционное определение №33 Московского суда. Однако если для исполнения трудовых обязанностей специалисту не предоставили нужный инвентарь или транспорт, и он пользовался своим имуществом, работодатель обязуется компенсировать это.

Какие затраты компенсируются

Так как статья 188 ТК РФ дает достаточно краткое определение возможности получения компенсационных выплат от работодателя, более подробная информация предоставляется Минфином. Выплату можно получить при:

  • трате топлива;
  • износе шин;
  • ремонтных работах и тратах на техобслуживание;
  • применении смазочных материалов.

Читайте также

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2019 году

Оплачиваемым отпуском считает непрерывный (в течение определенного времени) отдых, который предоставляется всем…

 

Компенсация для целей налогообложения (НДФЛ)

В целях налогообложения сумма к выплате для сотрудника должна быть учтена в прочих расходах на день совершения выплаты. Компенсация не может превышать месячные нормы расходов:

  1. Если легковое ТС имеет двигатель объемом 2 000 см3 , выдается 1 200 рублей.
  2. Если двигатель легковой машины имеет больший объем, чем 2 000 см3, уплачивается не более 1 500 рублей.
  3. На мотоциклы не выдается свыше 600 рублей.
  4. Нормы на грузовой транспорт отсутствуют, и затраты можно списывать в расходы полностью.
Важно!
Перед тем, как совершить эти выплаты, работодателю необходимо иметь в виду, что согласно правилам налогового учета, нужно иметь полный пакет документов, включая путевые листы или равноценные им бумаги.

Некоторые суды считают путевые листы необязательными к предоставлению, но они нужны для учета служебных поездок и предоставления отчета для проверок.

Согласно контролирующим органам и судам, деньги, представляющиеся в качестве компенсации, должны покрыть все затраты работника, включая траты на топливо для авто. Поэтому деньги, выдающиеся как возмещение, не учитываются для налога на прибыль. Не оплачиваются те дни, когда ТС было неисправно, и сотрудник не мог им пользоваться для работы.

Читайте также

Как пенсионеру получить компенсацию за лекарства в 2019 году

Пенсионеры, как правило, больше других категорий граждан нуждаются в квалифицированной медицинской помощи и…

 

Как правильно произвести расчет и размер компенсации

Помимо учета нескольких факторов использования автомобиля, размер выплаты основывается на соглашении между сотрудником и работодателем, если таковое есть. В нем и может быть установлена сумма компенсации. Если точной цифры нет, при расчете организация может руководствоваться нормами, установленными законодательством.

Соглашение о выплате компенсации и другие необходимые документы

Рассматриваемое соглашение регулируется гражданским, а не трудовым законом. Стороны договора – физическое лицо (работник), и юридическое лицо – организация. Такой документ всегда заключается в письменном виде и удостоверяется нотариусом, иначе он не имеет силы. Обе стороны должны знать условия и соглашаться с ними, а также знать, при каких условиях соглашение будет недействительно.

Образец
Пример соглашения о выплате компенсации

Помимо соглашения работник организации должен предоставить работодателю:

  1. Копию свидетельства регистрации своего ТС и копию его паспорта.
  2. Путевые/маршрутные листы или журнал учета поездок.
  3. Чеки или квитанции на покупку топлива и ремонт.
  4. Приказ о выплате.

Расчет и размер

Сумма компенсации может быть фиксированной и нефиксированной – это зависит от условий, названных в трудовом договоре. Выплата может устанавливаться в конкретной сумме за месяц эксплуатации авто (не важно, насколько интенсивно), а можно делать ежемесячные перерасчеты, учитывая то, насколько эксплуатируется ТС.

На заметку!
В компенсацию не входят периоды отпуска и болезни работника или не использования авто.

Предельные размеры компенсации устанавливаются законом – Постановлением Правительства № 92. Выплата не должна превышать принятые рамки, иначе от проверяющих расчет НДФЛ поступят претензии. Расчеты проводятся с помощью учета таких факторов, как:

  1. Износ.
  2. Срок эксплуатации.
  3. Интенсивность пользования.
  4. Затраты на ремонт, техническое обслуживание и топливо.

Читайте также

Изменения в трудовом законодательстве с 1 января 2019 года

В связи с развитием экономики России и недавно проведенной пенсионной реформой, правительством страны было принято…

 

Особенности компенсации за использование машины в служебных целях по доверенности

Так как доверенность не является подтверждением права владения автомобилем, у многих работодателей возникает вопрос о выплатах. Согласно письму Минтруда и соцзащиты РФ, оплачиваться должны:

  1. Страховые взносы. Если лицо управляет автомобилем по доверенности, оно не является собственником, что делает статью № 212 ФЗ недействительной. Чтобы организация избежала этой выплаты, сотрудник должен предоставить техпаспорт на ТС и его копию. Однако согласно ВАС, компенсация за эксплуатацию машины в данном случае не облагается страховым взносом. Организации чаще всего ссылаются на ВАС.

    Паспорт на ТС
    Техпаспорт

  2. Налог. Ситуация схожа с описанным выше случаем: по НК РФ эксплуатация ТС не подлежит налогообложению. Минфин считает, что сотрудник должен быть собственником машины, чтобы воспользоваться льготой, поэтому при управлении по доверенности у организации есть право удержания НДФЛ.

Если компании не выгодно начинать судебные процессы с инспекциями, можно воспользоваться компромиссным вариантом. Вместо того чтобы выдать работнику компенсацию, ему можно поднять заработную плату или выдать премию. Это позволит предприятию списать расходы. Нужно будет только удержать НДФЛ и начислить взнос.

Совет!
Компенсируют обычно расход на топливо, и нормы расхода установлены распоряжением Минфина. Однако их использование не обязательно и нормы лучше указать в локальном акте.

Исключением из описанных правил является случай, если машиной управляет по доверенности супруг или супруга работника, а ТС было приобретено после регистрации брака и стало собственностью обоих супругов. В письме Минфина было принято решение только касательно НДФЛ, но оно может распространяться и на взносы, и на налог.

Читайте также

Кто и сколько может получить компенсации за Сберкнижку

Вопрос возврата денежных вкладов населения волнует всех тех, кто во времена СССР откладывал на «черный день» часть…

 

Отражение операций бухгалтерскими проводками

Основной код вида расходов 112 – «Другие выплаты персоналу». Счет 302 12, в свою очередь, применяется для «расчетов по другим выплатам».

Организации, применяющие УСН и ИП

Те налогоплательщики, которые используют УСН и у которых доходы уменьшены на величину расхода, должны использовать НК РФ, статью 364 для того, чтобы определить налоговую базу. Список расходов по этой статье является закрытым. По статье 252 расход – это только обусловленные и имеющие документальную основу траты плательщика налогов.

УСН
Упрощенная система налогообложения

По данной статье расходы будут признаны затратами только после подтверждения факта их оплаты. Расход на содержание ТС может быть уменьшен налогоплательщиком, но тогда машина должна быть собственностью организации или использоваться по аренде. Основание для выплат – приказ руководителя предприятия и наличие у сотрудника бумаг, подтверждающих владение ТС.

КВР и КОСГУ

В 2019 году выплаты за использование сотрудником личного авто были перенесены на код 222 КОСГУ. Отнесение затрат по КВР будет также зависеть от места трудоустройства и статуса работника:

  • 112 – для персонала бюджетных учреждений;
  • 122 – для тех, кто трудится в госорганах и муниципальных органах;
  • 143 – военнослужащим и лицам, у которых есть специальные звания.

Корреспонденции счетов:

  • дебет – 0 401 20 212, кредит 0 302 12 730 – задолженность по компенсации погашена;
  • дебет – 0 302 12 830, кредит – 0 201 34 610 – деньги были уплачены сотруднику из кассы организации;
  • дебет 0 302 12 830, кредит – 0 201 11 610 – компенсацию перевели на банковскую карту работника.

Распространенные вопросы

Нужны ли путевые листы для возмещения?
Сотрудники Министерства Финансов утверждают, что данные документы нужны обязательно. С их помощью можно подтвердить факт использование машины в рабочих целях.
Могут ли отказать в компенсации?
Отказ может последовать в следующих случаях: человек работает неофициально, нежелание сотрудника показать документы, подтверждающие расходы, у работодателя есть подтверждение использования ТС в личных целях, или один из документов для выплат был утерян.

Использование работником своего ТС для работы и возможность получения денежных средств за это может фиксироваться в трудовом или гражданском договоре с работодателем. Обязанность последнего – своевременное начисление средств работнику за компенсацию. Отказ в выплате случается редко, так как условия использования собственного транспорта должны обсуждаться заранее.

Логотип сайта Новости России и мира сегодня

Увы, комментариев пока нет. Станьте первым!

Добавить комментарий

Данные не разглашаются